תוכנית ההתנדבות שלך מפעילה את היוזמות, גיוסי התרומות ומסעות הפרסום שלך. בין אם הם אנשי מקצוע המספקים שירות מבוסס מיומנויות או חברים בקהילה שלך המבצעים משימות שגרתיות, מתנדבים רוצים לעבוד עם עמותות שמארגנות תוכניות התנדבות בעלות השפעה.
אתה יכול למנף טכנולוגיה כדי לשפר את חווית ההתנדבות שלך ולמשוך תומכים נוספים. כלי ליבה כגון אתר האינטרנט של העמותה שלך, CRM, תוכנות לניהול אירועים ותוכניות ופתרונות אחרים יכולים לעזור לך להישאר מאורגן ולגלות הזדמנויות להפיק יותר ערך מהתוכנית שלך.
במדריך זה, נדון בארבעה חלקי ליבה של כל תוכנית מתנדבים ללא מטרות רווח וכיצד האסטרטגיה הנכונה מבוססת הטכנולוגיה יכולה להפוך אותם ליעילים יותר.
גיוס
עמותות מנסות באופן שגרתי אסטרטגיות גיוס חדשות כדי למשוך מגוון מתנדבים. אחרי הכל, אסטרטגיה שזוכה לתמיכה מסטודנטים מקומיים, ככל הנראה, תהיה שונה משיטות הגיוס שיביאו לכך שצלם מקצועי יתרום מזמנו כדי לצלם תמונות לאתר שלך.
הטכנולוגיה של העמותה שלך יכולה לעזור לך ליצור רשת גיוס רחבה יותר ולחדד את הגישה שלך כדי למשוך כמה קהלי יעד ספציפיים. להלן מספר אסטרטגיות כיצד תוכל למנף כל אחד מהכלים הבאים כדי לשפר את מאמצי הגיוס שלך:
1. האתר שלך
מתנדבים חדשים יסתכלו לאתר שלך לקבלת מידע נוסף על התוכנית שלך. ודא שהמידע שהם מוצאים שם שימושי ומשכנע על ידי הכללת תיאורי תפקיד מתנדבים מפורטים, מידע על פרויקטים התנדבותיים גדולים קרובים ורשימת הטבות להתנדבות. אתה יכול גם לספק למתנדבים פוטנציאליים מידע עדכני על התוכנית שלך על ידי שילוב האתר שלך ו-CRM. מידע על תוכנית ההתנדבות שלך המאוחסנת ב-CRM שלך יסונכרן אוטומטית עם האתר שלך, ויודיע למתנדבים על משרות פתוחות, מספר המתנדבים בכל תפקיד, או כל מידע אחר שתרצה לשתף.
2. כלי תקשורת
כלי ההסברה שלך יכולים לעזור לך למצוא עוד מתנדבים עם תקשורת ציבורית ואחד על אחד. לדוגמה, השתמש בפלטפורמת התקשורת שלך במדיה החברתית כדי ליצור הודעות על התוכנית שלך ולתזמן מתי הן יעלו לאוויר בכל פלטפורמה. לאחר מכן, עקוב אחר תומכים שעוסקים בפוסטים שלך באמצעות אימיילים מותאמים אישית המספקים פרטים נוספים על ההזדמנות הספציפית שבה הם גילו עניין.
3. מסד נתונים של תורמים
לעתים קרובות, המועמדים המובילים המתנדבים שלך כבר תומכים בעמותה שלך באמצעות תרומות. נתח את מסד הנתונים של התורמים שלך כדי למצוא תומכים שסביר להניח שיגיבו היטב להודעות המבקשות מהם להתנדב. כמה מאפיינים המעידים על זיקה להתנדבות כוללים תמיכה ארוכת טווח, מגורים בקהילה של העמותה שלך וקשר עם אחד המוטבים שלך. בנוסף, בדוק את מקצועות התורמים. אנשים בעלי קריירה הדורשת כישורים מיוחדים נוטים יותר להסכים להזדמנויות התנדבות המתאימות לכישוריהם ולתחומי העניין שלהם.
ככל שקהל היעד שלך ברור יותר, כך הטכנולוגיה שלך תוכל לעזור לך לגייס אותם בקלות רבה יותר. הקדישו את הזמן לשקול אילו כישורים, תחומי עניין והתחייבויות לזמן פנוי למתנדבים שלכם צריכים להיות. לאחר מכן, צור פוסטי גיוס המותאמים לכל קהל ייחודי שאתה מזהה.
תִקשׁוֹרֶת
הטכנולוגיה של העמותה שלך מאפשרת לך ליצור קשר מיידי עם המתנדבים שלך, ונהלי התקשורת הנכונים יכולים לעזור לך לבנות מערכות יחסים מתמשכות ולערב עוד יותר את המתנדבים שלך.
דואר אלקטרוני היא אחת הצורות הבסיסיות ביותר של תקשורת מקוונת, וסביר להניח שהיא תהיה ערוץ התקשורת העיקרי שלך. השתמש בפלטפורמת ההודעות שלך כדי ליצור סדרות דוא"ל למתנדבים על סמך פעולותיהם. לדוגמה, תוכל לבקש ממתנדבים לשתף את פרטי התעסוקה שלהם, ולאחר מכן לשלוח מידע על מענק מתנדבים לאלה שעובדים אצל מעסיק עם תוכנית מענק מתנדבים.
אתה יכול גם להשתמש בתוכנת ניהול המתנדבים שלך כדי ליצור ערוצי תקשורת חדשים הנשלטים על ידי העמותה שלך. לדוגמה, כלים כמו ענן חוויה של Salesforce מאפשרים לעמותות ליצור חללים מקוונים מותאמים אישית המאפשרים אינטראקציה. השקיעו בפלטפורמה למתנדבים שלכם, שבה הם יכולים לתקשר זה עם זה כדי למצוא מחליפים למשמרות, לקבל מענה לשאלותיהם, ובאופן כללי ליצור אינטראקציה כדי להכיר חברים וליצור קהילה סביב העמותה שלכם.
תן למתנדבים אפשרויות כיצד הארגון שלך צריך ליצור איתם קשר, בין אם זה באמצעות דואר אלקטרוני, הודעת טקסט או מדיה חברתית. שימו לב להעדפות התקשורת של התומכים ודבקו בהן.
הַנהָלָה
התוכנה שלך יכולה גם לעזור לייעל את הפעילות היומיומית של תוכנית ההתנדבות שלך. השקיעו בפתרון ניהול מתנדבים המאפשר לכם לבנות לוח משמרות מתנדבים בקלות. כלים ספציפיים שיש לחפש כוללים את היכולת ליצור משמרות חוזרות, לערוך משמרות בכמות גדולה ולהציג לוח שנה חזותי המאפשר למתנדבים למצוא במהירות את המשמרות שלהם.
בנוסף, שקול להשתמש בכלים לשירות עצמי. אלה מעצימים למתנדבים להירשם למשמרות משלהם, מה שיכול לחסוך למנהל המתנדבים שלך זמן בבניית לוח זמנים. חלק מהעמותות נוקטות בגישה מאוזנת לכלי שירות עצמי על ידי הקצאת למתנדבים את ההזדמנויות הראשונות שלהם, ולאחר מכן מאפשרות למתנדבים מנוסים יותר שליטה רבה יותר על לוחות הזמנים שלהם.
כלים לניהול מתנדבים יכולים גם לעזור לך לתעד את ההישגים של תוכנית ההתנדבות שלך. שימו לב כמה מתנדבים יש לכם, שעות העבודה שלהם ואילו פרויקטים הם השיגו. ניתן לשתף נתוני מתנדבים בדוח השנתי שלך, בתקשורת עם מתנדבים ובפוסטי גיוס כדי למשוך מתנדבים נוספים. זה יכול להיות שימושי במיוחד אם העמותה שלך מתכננת לארח הזדמנות התנדבות ארגונית, שכן סביר להניח שהספונסר ירצה עדכון לגבי מה הצוות שלו הצליח להשיג.
הַחזָקָה
שימור מתנדבים גבוה הוא המפתח לחיסכון בזמן של הצוות שלך ולהפוך את תוכנית ההתנדבות שלך לאפקטיבית יותר. כאשר מתנדבים חוזרים למשמרות מרובות במקום צורך להחליף אותם באופן קבוע, אתה יכול להקצות זמן לגיוס והכנסת מתנדבים חדשים למילוי המשימה שלך.
בעוד שכלתומך מתנדב מסיבותיו שלו, ישנם כמה גורמים נפוצים שמשפיעים על השימור. עמותה שמודה באופן קבוע למתנדבים, מספקת להם הזדמנויות שמתאימות לתחומי העניין שלהם ויוצרת סביבה מוטיבציה, צפויה לשמור על מתנדביה.
הטכנולוגיה שלך יכולה לעזור בטיפוח סוג זה של סביבה על ידי:
1. התאמה אישית של תקשורת
כאשר פונים למתנדבים, התאימו כל הודעה ככל האפשר לנמען שלה. השתמש בתוכנת ניהול המתנדבים שלך כדי לתעד נתונים על מעורבות המתנדבים בעמותה שלך, העדפות התקשורת, מערך הכישורים, תחומי העניין וכל מידע אחר שעשוי להיות שימושי לתקשורת. לדוגמה, תוכל ליצור רשימת אימייל נפרדת למתנדבים המרוחקים שלך שדנה בהזדמנויות מקוונות ולהתאים אותה עוד יותר על ידי התייחסות לקמפיינים הספציפיים שכל מתנדב עבד עליהם.
2. איסוף משוב באמצעות סקרים
אתה יכול לשמר את המתנדבים שלך על ידי יצירת חווית התנדבות טובה יותר. שלח סקרים כדי לבקש את המשוב שלהם על חלקים ספציפיים בתוכנית שלך. כדי להבטיח שתקבל משוב כנה, שקול להפוך את הסקרים הללו לאנונימיים. השתמש בעיקר בשאלות קצרות מרובות בחירה כדי לעודד תשובות, ובקש תשובות ארוכות רק לכמה פריטים בעלי עדיפות גבוהה בסוף הסקר שלך.
3. מראה הערכה
אתה יכול להגיד תודה למתנדבים שלך במספר דרכים. אסטרטגיות שאינן מבוססות טכנולוגיה כוללות אירוח אירועים, שליחת מתנות בדואר, או סתם כך שהממונים שלך מודים למתנדבים בתום המשמרות שלהם. אתה יכול גם להשתמש בטכנולוגיה שלך כדי להוסיף מימד חדש למאמצי ההערכה שלך. לדוגמה, בנוסף להתאמה אישית של מכתבי התודה שלך, אתה יכול לשלוח כרטיסי eCard, שיכולים להיות פתרון ידידותי יותר לסביבה בהשוואה להדפסת כרטיסים פיזיים עבור כל מתנדב.
שיפור השימור שלך יכול גם לעזור במאמצי גיוס המתנדבים שלך. אחרי הכל, תומכים שהתנדבו עם העמותה שלך לטווח ארוך עשויים להמליץ על תוכנית ההתנדבות שלך לחברים ובני משפחה. חלק מהמתנדבים עשויים אפילו להביא חבר או בן משפחה לעבוד לצדם, ולהגדיל את רשת התומכים של העמותה שלך.
קרא גם:
